2021年3月4日
職場の整理収納アドバイザー、家村かおりです。
今日はファイリング年度切替作業。
晴天で暖かく動きやすい1日です。
改めて、正面から済美幼稚園様を撮影すると
大きすぎてカメラに収まらない。
これだけ多い建物と面積の環境整備を
現場しながらでは、自分達だけでは無理があったろうと思いました。
一緒に取り組むことで、
これからは、現場に集中できるように
安全で効率的な環境をお手伝いしたいと改めて思いました。
表現会があったり、
これから卒業式もあったり、
新年度の新クラスや、
新しく入園してくる子供達を迎える準備に園の忙しさは6月まで続きます。
そんな中でも書類の年度切り替え作業も必須。
バーチカルファイリングを導入して最初の切り替え作業。
長野先生からの長文指導で全体をつかみ、
現場では実際に手を動かしていきます。
ここで、ゴールイメージの共有に認識のずれがあり
一瞬、説明タイムとやり直し作業がありました。
やはり、コンサルは現場サポートがとても重要だと感じ、
「実際に横にいてくれるから、出来る」
と感想を貰い、私もイレギュラーな出来事にいち早く気づき対応することがとても大切だと痛感しました。
また、スタートしてから
法廷保存年限とは別に
園独自の保存を延長したアイテムもありました。
最近のニュースで
色々知ったり、思うことがあり、
園長の判断でした。
これに関しては、
ある資料を法廷保存年限より長く保存する決断でしたが、
例え今後必要でなかったり、少しのスペースが必要になったとしても
気持ちの問題でとても愛のある決断だと感じました。
済美さんの文書管理の改善で、
心を動かされる瞬間が2度目。
効率化とは真逆の判断も時には
信念を持って働くことに繫がると実感しました。
また、判断に迷っていた書類も
この１年を通して、
保存年限の最終決定をしたものがあり、
納得しての管理へと、
来年度への更なるベース構築が進んだ日でした。
バーチカルファイリングの指導法を
長野ゆか先生に学びながら、コンサルティングをさせて
頂いた年度でしたが、
今思うと、
やはり、長野先生がいなければ
入らなかったと思います。
それほど、書類というのは
紙ではなく、「情報資産」という
とても大切な物を扱っていることを思い知らされた1年でした。
そして先月、国による企業主導型の監査を終え、
書類をもっと効率よく監査が進むように
タイトルの細分化やタイトル変えにも改善が進みました。
残るは金沢市の監査がもうすぐ。
ここでは書類と現場なので、
それも踏まえて今から実践です。
以前、長野先生が
「ファイリングは現場を経験すればするほご怖い。
だから学び続けるし、色んなパターンの経験が必要と実感するんよ。
ベテランとか言われるけど、ベテランになる日なんて来ないよ」
と言っていました。
ここにきて、その言葉の重みを痛感しています。
ベテランになる日なんてこない。
時代と共にコンサルも柔軟に変化しないといけない。
ずっと修行だと感じるコンサルデイでした。
それでも、効率化でお役に立てることは確かにある。
今後も続けていこうね！と
よく話し合っています。
今日は、済美幼稚園様と長野ゆか先生に
改めて、色々経験させて頂けていることに
感謝を思う1日でした。
