2020年11月25日
職場の整理収納アドバイザー、家村かおりです。
済美幼稚園様の環境改善指導日。
今日は職員室の壁面全体改善。
まずは、職員室の片付かない原因を議論。
モノがどの作業でどのように使用されているのか、
- 使用頻度
- 作業場所
- 作業目的
- 具体的対策
を話し合い、どのように定位置管理を施していくか
詰めていくとこからスタート。
目標は、片付けが得手不得手に関係なく、
誰が携わろうが、片付く仕組みの職員室。
まずは、職員室事務担当者が
どのような日々の作業の流れがあり、
どのようなイレギュラーな業務と遭遇しているのかまで話し合う。
ただ、効率的な環境でなく、その担当者の心がゆとりを持てるように、
とことん周りでサポートします。
最初に職員全員で受講した研修では、
必要なモノの定義に、
・実際に業務で使用するモノ
・心が使うモノ
だと説明しています。
時折、この心が使うモノという定義を忘れると、
トラブルが発生し、どんなに効率化しても、
自分の価値観だけが先行する、チームワークの取れない
職場になってします。
ここは、もう一度初心に帰って、
本来の環境改善に踏み切った目的を思い出してもらう。
そうすると、何をすべきかが明確になり、
複数で作業するスタッフのベクトルが同じ方向を向き、
どんどん改善が進みます。
色んな困難に遭遇するたびに、
研修時の初心に帰れるように、アドバイスをしています。
前置きが長くなりましたが、今日はのテーマは、
「違和感を持てるような、徹底的改善」です。
例えば、今日私が訪問した時に、真っ先に
違和感を感じたのが、時計横に貼られた付箋。
付箋を貼る場所もホワイトボード内に定位置を作ってあります。
- でも、壁にチョンと貼ってしまう現実
- そして、誰も気づかない現実
これは、まだまだ、他の壁面やデスク周り、
色んな個所が、適当にモノが置かれている為、
目立たないからです。
違和感を生まないからです。
もし、この職員室にモノが一切ない空間で
時計の横に付箋が貼られれいたら、
全員がこの違和感に気づくでしょう。
違和感を覚えるスキルを育てるのではなく、
嫌でも、違和感を覚える仕組みを作ってしまえば、
自然と定位置にモノが収まる習慣がつき、体質も変化します。
例えば、下の写真のホワイトボード。
なんとなく、定位置があるけど、
見た目は、整ってはいません。
これが、職員室の今の現状です。
- 貼られる用紙も曲がりようがなく、
- マグネット、タイマー、ペンも枠を作り、そこにしか収めようがなくなり、
整えなくても、勝手に整ってします、
崩しようのない仕組みに作り変えます。
面白いのが、この世界に身を置くと、
この世界が職員室の現状となり、
数分前の世界はもう思い出せなくなります。
また、もう戻りたくなくなります。そして、
- ここも、改善できる
- なんで、ここにこれがあるの？
- この量はさすがに要らないですね
などなど、勝手に改善が急加速していきます。
今年はどこまで辿り着くことが出来るのか、とても楽しみです(^^)
YouTubeは、すでに改善が終了した保育園事務所内。
職員室も、事務所メンバーのサポートでさらに進んでいます(^-^)
