2020年6月25日
職場の整理収納アドバイザー、家村かおりです。
今日１日済美幼稚園様でファイリング作業。
やっと、ラベルの印刷段階まできました。
印刷環境を整えるだけでも、大苦戦。
昨日、長野ゆか先生のサポートを
遠隔で受けながら昨晩済美さんが準備しました。
ここにくるまでに、かなりの見直しがありました。
やればやるほど、後に崩れるだろう原因が分かり、
改めてそこを見直していきました。
突き詰めて作業していくうちに、ファイリングシステム構築の
一番大きな崩れる要因は
「例外を認める」ことだと、気づいていきました。
■例えば、もう廃棄を待つだけのファイルを触るかどうか？
触らなければ、簿冊として残ってしまう。
部分的に、いろんなことが揃わなくなる。
そこで、大企業なら許されないが、小規模だし
時間的労力もかかるから、「まあ、そこは手を着けずにいこう」
そんなやりとりが、後に、全ての事に対して
例外を許すスタンスに繫がっていきそうになりました。
早い段階で、基本に忠実にやろうと方向転換しました。
■用品選びに関して
ガイド、ラベルシール、ボックス等々、
予算を下げるために、基本的な商品を避け、
１００均などで代用品を活用するなど、工夫も考えましたが、
必ずそこには、後に探しにくくなるだろうと
いう小さなデメリットがありました。
特にガイドは、大量にあるフォルダをすぐに見分けるために、
イトーキかコクヨで迷いましたが、
上向きのガイドを選択して、探し易さを優先しました。
■フォルダ文字数や色の選択に関して
４００以上もあるフォルダのタイトルを決定するだけでも
第二ガイドとの連動まで考えると
かなりの時間を要しましたが、
決めたルールから１文字でもはみ出していれば、
見直しを徹底し、例外を許しませんでした。
色の選択や各フォルダの幅、ガイドの後に続く個数、、、
何度もやり直し。
ひとつ、例外を許していくと、
いろんな箇所で「まあ、いっか」となって
揃わないことが当たり前になっていきそうでした。
全ての作業で、例外を許さず、基本的方法で、
基本的な純正商品を使用することで、
小さなメリットが集合体となり、大きな効率化に繫がると実感します。
事務所内は、基本ボックスを使わず、
ラテラルキャビネットで手にしたい個別フォルダまでの
アクションを減らし、作業の効率化をはかります。
基本がとても大事と思い知らされました。
今日も１日頑張ります(^-^)
皆様も良い一日を(^-^)