2020年3月24日
職場の整理収納アドバイザー、家村かおりです。
連日、済美幼稚園様のファイリング作業を行っています。
企業ファイリングを学んでも、理解の弱い私は、
やはり自分が中心で入って経験でマスターしていくしかないみたいです。
「ファイリングをどこまでやるか？」
最初に、企業規模に合わせて
私をファイリングコンサルとしての指導をしている
長野ゆか先生と、日数をかけて何度も話し合いました。
やればやるほど、お金も初期費用が掛かるのも確か。
予算と向き合いながら折り合いをつけてきましたが、
やればやるほど、見たくない、触りたくない保存資料も、
私と園長とリーダーで徹底的に仕組化すべきと結論に至りました。
長野先生がよく言うセリフに、
「徹底的に仕組化しなければ、いずれ崩れるのは時間の問題だろう・・・」
ここまで、中心部を破棄して、仕組化を構築しているのだから
大丈夫だろうと思っていた私たちでしたが、
すべてが連動していることに、作業をやれば、やるほど、
嫌というほど思い知らされるのでした。
今日は昨日に引き続き、フォルダ名や、分類、どうしたら
複雑にせず、単純に扱えるか。
実際の日々の作業に落とし込んで
シュミレーションしながら、改善を模索しています。
今日だけでも見落としていた破棄資料がまだまだ出てきます
【卒業式のＤＶＤ】
毎年、係の先生が過去資料を参考にしています。
これも、ファイリングとして同じ規格におとして
貸出ても返却されやすい仕組みに改善
【取扱説明書】
要不要に分け、緊急で必要な書類がフィルムで覆われていることに気づく、
災害時、パソコンが使えないことを想定して
紙を見る時、すぐに見やすいように
重複している書類は破棄し、見やすいようにフィルムも外す
今日も、書類に触れば触る程、要らない資料と、
改善しなければ、すぐ崩れると想像が容易に出来るから
新たな仕組みを議論。
事務所の中は、こんなにも、ムリ、ムダだらけだったということに
みんなで改めて気づきました。
がっつり、作業の後は、みなでさつまいものおやつを頂き、
明日に向けて、また脳を休ませます(^^♪
